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事務局スタッフ 求人

あなたの成長が、“スタッフの笑顔”と“医院の未来”をつくります。

歯科医院の「事務局スタッフ」と聞いて、あなたはどんな仕事をイメージするでしょうか？
オフィスのデスクで黙々と事務業務に取り組む姿を想像したかもしれませんね。

『大宮区役所前歯科』の事務局スタッフは、「事務業務をするだけ」ではありません。


もちろん日々発生する事務業務も担当しますが、それだけではなく、院長が考える医院の経営方針や将来ビジョンを理解し、医院の未来もつくっていく役割も担うのが大きな特徴であり魅力です。

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例えば、これから新規事業としてスタートする訪問歯科事業を立ち上げる際には、介護施設や病院向けの営業活動や患者さん向けの案内活動を担当する。

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例えば、受付のセミセルフ化（Web予約、受付アプリの導入）を進めることになれば、プロジェクトリーダーとして導入サービスの検討から全体広報まで一連の流れを担う。

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他にも、電子カルテの導入など既にペーパーレス化は進んでいますが、「電子化された情報をデータベース化し、AIに学習させたうえで、院長の経営判断に活かしていく」という取り組みを外部コンサルタントと連携して進めていく仕事もあります。

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歯科医師や歯科衛生士、助手、受付など一緒に働く仲間が本来の業務に集中できる体制を整え、彼らが気持ちよく働けるような環境をつくっていく。これまでやりたくてもやれていなかった問題を見つけ出し、それを改善することで、地域の方々からより一層必要とされる歯科医院をつくっていく。院長の良きサポーターとして、医院のより良い未来を一緒につくっていく役割を担うことになるのです。

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そんな重要な存在となる事務局スタッフですが、入社時点では、基本的なPCスキルと積極的に学ぶ意欲があれば大丈夫です。入社後にスキルや知識を身につけながら、当院の成長に貢献してください。

あなたの成長が、“スタッフの笑顔”と“医院の未来”をつくっていく。
そんなやりがいある仕事を、あなたのライフワークにしませんか？

歯科医師や歯科衛生士が本来の業務（治療やメンテナンス）に集中できるよう、院内におけるさまざまな事務業務を担当していただきます。将来的には事務業務のみならず、院内のDX推進や新規事業の立ち上げ、院内の制度や仕組みづくりなど幅広いミッションにチャレンジしていただけます。

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【まずは、以下のような業務からお任せしていきます】

 

■LINEでの問い合わせチャット対応
■資料やマニュアルの作成・見直し

  • 診療説明資料や患者さん向け説明サイトの修正取りまとめや修正作業

■採用関連業務

  • 採用サイトや求人情報の編集、修正、応募者対応

  • 入退社手続き、実習・研修受け入れ手続き

  • 学校への求人営業や連絡　など

■組織人事運営事務

  • 月間・年間目標の管理

  • コミュニケーションシートの編集

  • 有給申請の管理　など

■マーケティング管理業務

  • 各種ツールの運用管理、情報更新など

  • SNS（Instagram等）やWebページの投稿管理

■印刷物管理
■郵便物発送、歯科医師会対応
■レセプト関連業務
■診療システムの運用保守、診療機材の保守
■診療材料在庫管理

※上記について、各業務の現担当者が引き継いでいきます。
※下記【入社後の流れ】の項目も併せてご覧ください。
※週3-4日は事務専任、残り1-2日は院内業務や別の業務を行うイメージです。

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【事務局スタッフに求められる役割を、3つのポイントで紹介！】
 

事務局スタッフは「黒子役」である。
歯科医師や歯科衛生士、助手、受付など院内で働くスタッフがどうすれば本来の業務に集中できるか、どうすれば気持ちよく働けるかを考え、先回りしてサポートしていくような働き方が求められます。自身が前面に出ていくのではなく、“縁の下の力持ち”として動いてください。

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事務局スタッフは「ディレクター」である。
まずは各スタッフが兼務している事務業務を引き継ぐところから始めますが、その業務を自身で抱え込み、忙殺される状態をつくってほしくないと考えています。あなたに期待しているのは医院の経営方針、将来ビジョンを理解し、それを実現できる院内環境を院長と二人三脚でつくっていくことです。

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自身に事務業務を集約したうえで、院内でやらなければいけない業務はDX化を含めて効率化できないかを考えて行動する、外部に切り出せる業務は委託先の選定や予算の確保も含めて一連の流れを進めていくなど、全体をコントロールするディレクター（指揮者）のような動きに期待しています。

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事務局スタッフは「未来をつくる推進者」である。
当院では近い将来、訪問歯科事業の本格的な立ち上げも計画しています。その立ち上げフェーズでは、介護施設や病院向けの営業活動、患者さん向けの案内活動、歯科医師や歯科衛生士を訪問先に連れていくドライバー業務なども当初担当してほしいと考えています。

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また受付のセミセルフ化（Web予約、受付アプリの導入）なども検討しているため、その際は導入サービスの検討や業者との交渉、院内勉強会の開催、患者さん向けの広報、全体のスケジュール管理などプロジェクトリーダーとして全体統括もお任せする予定です。

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指示されたことに取り組むだけでなく、未来をつくる存在として院全体を動かしていってください。あなたが成長し、できることを増やしていくことが、医院の未来をつくっていきます。

一緒に働く仲間から感謝してもらえたときに喜びを感じられます。
歯科医師や歯科衛生士など各スタッフが兼務している業務を引き継ぐことで、彼らの業務負担を減らすことができます。また、DX化や新規事業の立ち上げを進めることで、院をさらに成長させていくことができるでしょう。そうすることによって「以前より働きやすくなった」「より多くの患者さんに、より良いサービスを提供できるようになった」など、一緒に働く仲間から感謝の声をもらう機会もあるはずです。自分の仕事が誰かの役に立っている。自身の成長が院の成長にもつながっている。そういった実感を得られることが仕事のやりがいと言えるでしょう。

主体性を持ちながら、周囲と連携していくことが求められます。
事務局スタッフは指示された仕事に取り組むだけでなく、自分から仕事を取りに行く姿勢が求められます。また「院内業務を止めないこと」が最優先ですので、機器の故障などのトラブル発生時は最優先で対応しなければなりません。自分のペースで仕事を進められない場面も多いため、臨機応変に行動するようにしてください。加えて、DX化などは外部コンサルタントと一緒に進める仕事も多いです。デジタルスキルは外部の方から教わることもありますので、自分のやり方に固執せず、新しいやり方を素直に受け入れていくことが求められます。柔軟性が求められるポジションと言えます。

★職種未経験歓迎！業界未経験歓迎！

 

【必須条件】
■基本的なPCスキルをお持ちの方
Word、Excel、PowerPointなどを使って資料作成ができるレベルを想定しています。


■普通自動車免許（AT限定可）をお持ちの方
訪問歯科事業立ち上げ時に患者さん宅まで社用車を運転していただくことを考えています。

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＜歓迎条件＞

  • 携帯ショップや家電量販店などでのお客様対応の経験をお持ちの方

  • 個別指導塾の教室長経験

  • 業界問わず営業経験をお持ちの方

※患者さんとやりとりする機会もあるため、分かりやすく説明できるスキルをお持ちであれば活かせます。

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＼以下のような方にピッタリです！／

  • 一緒に働く仲間の役に立つことにやりがいを感じる方

  • 新しい環境で挑戦し、自分を成長させていきたい方

  • ミスが少なく正確に業務を進められる方

  • 社内外の関係者と連携しながら業務を進めた経験がある方

  • プロジェクトや業務の進捗管理が得意な方

【主体的に仕事の幅を広げていってくれることを期待しています】

  • 入社後まずは、院内ルールを覚えるところからスタート。その後は院内業務の理解を深めるため、約1週間ずつ、受付業務や助手業務、滅菌業務などをひと通り経験していただきます。

  • その後は、歯科衛生士などが兼務している事務業務などを引き継いでいきます。自分から積極的にコミュニケーションを取りながら、みんなの負担を軽減できるよう取り組んでください。

  • 歯科衛生士や歯科医師が兼務している業務をひと通り引き継いだら、院長の成田が行っている事務業務も引き継いでいきます。3ヶ月～半年でこのフェーズに行けるよう取り組んでいきましょう。

▼エントリー＋書類選考

▼一次面接（オンライン面接）

  • 一次面接時に「5分間の自己紹介プレゼン」を実施（プレゼン資料の作成形式は問いません）

▼二次面接＋院内見学

  • 二次面接前にWebテストを受けていただきます。

  • 院内見学時に簡単なレポート（感想文程度）を記入していただきます。

 

◎内定！

※応募から内定までは、2週間程度を予定しています。
※面接日時・入社日は相談に応じます。在職中で今すぐの入社が難しい方はご相談ください。

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